A közbeszerzési felhívásokon való részvétel, különösen azok számára, akik először próbálkoznak, rendszerint kétségekkel és bizonytalanságokkal kezdődik. A leggyakrabban ismételt kérdések alapján állítottuk össze az alábbi témákat, hogy segítsünk Önnek sikeres ajánlatot beadni és elnyerni egy közbeszerzést.

 

A közbeszerzések területe egy szigorúan szabályozott rendszer, ami miatt számos esetben azt tapasztalhatjuk, hogy nehéz kiválasztani hol adjunk be ajánlatot. Ennek egyik oka hogy a közbeszerzések megfogalmazása gyakran eltér más hasonló témájú megrendelésektől. Ennek oka az hogy a szabályozás nem teszi lehetővé, hogy a kiíró egy direkt termékre vonatkozó megrendelést tegyen. Ahelyett például, hogy egy adott márka termékét szereznék be nyitva kell hagyniuk a versenyt más márkák, vagy forgalmazók számára is ezért a beszerzés specifikációjában írják körül amire szükségük van. Ezeket általában a közbeszerzési dokumentumokban találjuk, amit az elektronikus rendszeren belül lehet elérni. A kiírásokban röviden leírja az ajánlatkérő, hogy milyen szempontoknak kell megfelelnie az ajánlott terméknek vagy szolgáltatásnak, építési beruházásnak. A tender-értesítő az így megadott specifikációból szűri le azokat a kiírásokat, amin potenciálisan ajánlatot tehet.
 

A közbeszerzésekben a specifikáción túl egy kódrendszer segíti a beszerzések kategorizálását. Ez a kódrendszer szintén alapját képezi annak a szűrésnek amit a tender-Értesítő végez. Azt ajánlati lehetőségeket Ön egy e-mailbe megkapja amiből ki tudja választani hogy melyik az amit teljesíthetőnek talál a mennyiség, elvárt tulajdonságok stb. alapján. Ezután az eljáráshoz tartozó EKR felületen, azaz az elektronikus közbeszerzési rendszerben jeleznie kell érdeklődési szándékát így az eljárásba belépve a teljes dokumentációt meg tudja tekinteni. Ha nem biztos benne, hogy mit vár az ajánlatkérő itt lehetősége van kérdést feltenni. Az ajánlat előkészítéséhez az egyik legfontosabb elem mindig az ár meghatározása. Az ajánlatkérő nem köteles a becsült árat megadni, bár azt saját költségvetésében mindig meghatározza. Legjobb módja az árról való tájékozódásnak, ha megtekintjük, hogy az ajánlatkérő korábban indított e már hasonló közbeszerzést, és ott milyen áron szerződött. Az árak, és a szerződések nyilvánosan elérhetőek. Ezeket egyszerűen megkeresheti a tender-értesítő.hu adatbázisában, de egy riportot is lekérhet innen, ami összesíti az adatokat. Más ajánlatkérők hasonló beszerzéseit is érdemes megtekinteni, ami segít eligazodni a piacon jellemző árakkal kapcsolatban. Ha úgy gondolja hogy a termék, szolgáltatás, vagy beruházás megfelel annak amit el tudna látni vagy le tudna szállítani, és hasonló közbeszerzésben korábban megjelenő nyertes ár közel van az Ön által kínált árhoz akkor mindenképpen érdemes lehet ajánlatot beadnia. 
 

  

A közbeszerzésekre egyrészt jellemző, hogy minél szélesebb körben elérhetővé kívánják tenni a részvételt, például azzal, hogy lehetőség van részajánlattételre ami kedvez a kisebb vállalkozásokank.  Másrészt a közbeszerzések elsődleges szempontja, hogy olyan ajánlattevőt válasszanak nyertesnek aki biztosan el tudja látni a rá bízott feladatot. Harmadrészt a közbeszerzések révén az állam figyelembe tud venni olyan szempontokat is amivel előnyhöz juttat bizonyos vállalkozásokat, például a jobb szociális feltételeket kínáló, zöld vagy magasabb élettartamot biztosító ajánaltot preferálva. Ez a három irányelv határozza meg azt, hogy milyen cégek, vállalkozások adhatnak ajánlatot és nyerhetnek el közbeszerzést.

Kizáró okok: Ahogy a név is mutatja ezek olyan esetek amikor egy gazdasági szereplő valamilyen okból kizárásra kerül a közbeszerzésből, azaz az ajánlatát el se bírálják a többivel együtt. Ezek az okok nem szakmai vagy anyagi jellegű feltételek. Ilyen például, hogy a cégnek nem lehet köztartozása. Az ajánlattevőnek az ajánlat benyújtásakor nyilatkozni kell arról, hogy az ajánlati felhívásban meghatározott kizáró okok egyike sem vonatkozik rá.  A kizáró okokat nem az ajánlatkérő hanem maga a közbeszerzési törvény szabja meg.

Alkalmassági feltételek: Ezek azok a feltételek, ami alapján az ajánlatkérő el tudja dönteni, hogy megfelelő anyagi, szakmai hátérrel rendelkezik a vállalkozásunk, ezáltal biztosítottnak látja teljesítést. Nagyon egyszerű példával élve egy híd megépítéséhez a kiíró olyan építőt keres, aki képes hidat építeni, képes megszervezni és finanszírozni a munkák megkezdését, vannak hídépítő szakemberei, illetve az építéshez szükséges gépei és eszközei, és korábban már épített hidat. Ezek az elvárások jelennek meg az alkalmassági feltételekben, amit az ajánlattevőnek bizonyítani is kell igazolások formájában. Nem kell azonban arra gondolnunk, hogy minden közbeszerzés ennyi alkalmassági feltétellel jár. Ha egy cég például nyomtatópatronokat vásárolna könnyen belátható, hogy nem szükséges szakmai hátteret biztosítani a beszerzéshez. Ellenben az szempont lehet egy nagy volumenű beszerzés esetén, hogy garantált legyen az áru leszállítása, amihez értékelhetik a cég anyagi helyzetét.

Mind a kizáró okokat mind pedig az alkalmassági feltételeket az ajánlatkérő feltüntetni az ajánlati felhívásban vagy a közbeszerzés dokumentumokban. A kiírásokban mindig ugyanott találjuk meg az erre vonatkozó információt mivel azok formailag egységes struktúrát követnek. Az egyes szakaszok római számokkal vannak ellátva, ezek közül a III.szakasz-ban találjuk a kizáró okok felsorolását. Itt a kiíró meghivatkozza a közbeszerzési törvény egyes paragrafusait és bekezdéseit. Ugyanebben a szakaszban található a gazdasági, pénzügyi és műszaki, szakmai alkalmasságok felsorolása. Minél komplikáltabb egy beszerzés, vagy minél speciálisabb területre vonatkozik általában annál több mindent vár el a kiíró. Bár elsőre talán zavarosnak és hosszúnak tűnhet a paragrafusokkal tűzdelt leírás, de ha cégünk képes teljesíteni a beszerzést vagy beruházást, valószínűleg ezekkel az alkalmasságokkal már találkozhattunk a normál napi üzletvitel során is. Egy példával élve, ha egy cég magán orvosi ellátást árul vélhetően nem csak az állami szereplők által elvárt, hogy ennek színvonaláról valamilyen igazolást adjon, hanem bármilyen üzleti partner támaszthat ilyen igényt. Sőt egy közbeszerzés során megszerzett tapasztalat az alkalmasságok, referenciák begyűjtésével kapcsolatban nagyban segíthet ha a jövőben más beszerzésen indulnánk. 

Gyakran előfordul, különösen az építések esetén, hogy a közbeszerzést elnyerő cég más vállalkozásokat von be a teljesítésbe. Minél nagyobb egy beruházás annál inkább azt tapasztalhatjuk, hogy a teljesítést vállalni képes cégek száma egyre csökken. Ez egyszerűen következik abból, hogy anyagilag és szakmailag is nagyobb elvárást támaszthat egy nagy építkezés vagy egy magas értékű szolgáltatási csomag megrendelése, amit kisebb cégek önállóan nem biztos, hogy el tudnak látni. Ennek ellenére ez nem jelenti azt, hogy a kisebb cégek ne tudnának részt venni a közbeszerzésben, mindössze azt jeleni, hogy ők maguk nem tudnak bizonyos feltételeket teljesíteni. Ehhez szükségük van olyan partnerekre, akik teljesítik a hiányzó feltételt. Ennek módja azonban többféle is lehet.

A leggyakrabban alvállalkozókkal találkozhatunk a közbeszerzések esetén, ami azt jelenti, hogy egy ajánlattevő által elnyert közbeszerzési szerződés teljesítésének bizonyos részét a nyertes ajánlattevő kiszervezi egy másik cégnek. Ezzel az alvállalkozó részt vesz a közbeszerzés teljesítésében, de magára nem vállalja saját nevében a közbeszerzésre vonatkozó szabályokat, így az alkalmassági feltételeknek való megfélést sem. A kizáró okoknak az alvállalkozóknak ugyanúgy vonatkoznak, mint magára az ajánlattevőre.

A másik lehetséges mód ún. kapacitást biztosító szervezet bevonása, ami azt jelenti, hogy egy cég maga tesz ajánlatot, és válik ajánlattevővé, de bizonyos alkalmassági feltételének való megfeleléshez egy másik céget von be.  Ez gyakori például abban az esetben, ha egy leányvállalat tesz ajánlatot és az anyavállalat anyagi hátterét szeretné biztosítékként megjelölni vagy ha egy forgalmazó cég a gyártó szakmai hátterét használná fel, hogy megfeleljen az elvárásoknak.  Hasonlóan gyakori, hogy egy korábbi alvállalkozó dönt az önálló ajánlat beadása mellett. Korábbi közbeszerzésekben tett alvállakozói részteljesítéseit mint referencia fel tudja használni az ajánlatban, de ha bizonyos feltételnek nem felel meg szerződhet kapacitás biztosítására egy nagyobb céggel. Ennek anyagi vonatkozása az esetektől függően változó lehet.

Harmadik lehetséges módként pedig akár közös ajánlattevőként is indulhatnak cégek közbeszerzésen, ebben az esetben a felelősséget közösen vállalják és szakmai vagy anyagi hátterük is közösen kell, hogy megfeleljen a közbeszerzésben elvártaknak.

 

  

Az ár meghatározása az egyik leggyakrabban jelzett probléma, amivel az ajánlattevők szembesülnek, egyszerűen azért, mert míg piaci viszonyok közt gyakran kaphatunk visszajelzést az általunk kínált árral kapcsolatban, a közbeszerzésekben ez nem adott. Nincs lehetőségünk kedvezményt adni, ha nem sikeres az üzlet de árérzékeny a partnerünk, és nincsen lehetőségünk arra sem, hogy az eladási folyamat során tájékozódjunk a vásárló szándékairól vagy anyagi lehetőségeiről. Egy olyan vállalkozásnak, ami ezekhez hozzá van szokva elsőre nehézséget jelenthet az árazás, azonban számos lehetőség van, hogy valamilyen módon támogassuk ezt a folyamatot.

Egyrészt a kiírás maga indikálja a becsült árat még úgy is, hogy azt magát nem tűntetik fel, mivel az ún. eljárásrend meghatároz egy összeghatárt, ami a becsült értékre vonatkozik. Eszerint például, ha egy árubeszerzést nemzeti eljárásrendben hirdetnek meg akkor a kiíró maximum nettó 25 millió forintot becsült a beszerzésre. Minden beszerzés esetében van egy ilyen határ, ami alatt és felett különböző eljárásrendet kell alkalmazni.

Másrész bár nem igényel sok magyarázatot mégis érdemes elmondani, hogy általában a vállalkozások árazási rendszere olyasmi, ami adott és ez alkalmazható a közbeszerzésben is. Az ajánlatkérőnek nem célja, hogy irreálisan alacsony ár mellett vállalkozásunk ne realizáljon nyereséget, sőt az ár meghatározásánál figyelembe is veszi azt, hogy profitábilis legyen a megvalósítás. Az viszont célja, hogy a piacon reális és jellemző áron vásároljon és saját költségvetésért is eszerint szabja meg.  Az árazás kialakításánál így elsődleges szempontunk az lehet, hogy olyan díjazás mellett vállaljuk a szerződést, ami megfelel a cégünk általános és bevett árképzésének. A közbeszerzések rendszere mindemellett lehetőséget biztosít, hogy a korábbi elnyert szerződések értékéről és árazásáról tájékozódjunk. A közbeszerzések eredményei nyilvánosan elérhetőek és ezek pontos képet mutatnak évekre visszamenőleg is, hogy bizonyos kiírók milyen áron szerződtek, vagy akár azt is meg lehet ezekből tudni, hogy a hasonló profilú cégek milyen áron nyertek el munkákat, beszerzéseket. Mindez alapján reális képet kaphatunk arról, hogy az általunk kínált ár mennyire illeszkedik a közbeszerzésben jellemző árakhoz.

A vállalkozásokra illetve cégekre alapvetően jellemző, hogy törekszenek arra hogy önállóan adjanak be ajánlatot. Ennek lehetősége teljes mértékben adott, hiszen nem szükséges semmilyen előképzettség a közbeszerzésekben való részvételhez, és gyakran ismétlődő vagy nagyon hasonló ajánlatokat kell készíteni. A tapasztalat azt mutatja, hogy az első alkalmakkor mindenképpen érdemes valamilyen szakértő segítségét igénybe venni legalább az ajánlat ellenőrzéséhez, hogy ne szembesüljünk azzal, hogy az ajánlatunk valamilyen formai hiányosság miatt nem is kerül értékelésre. Ezt megtehetjük egy ún. ellenőrző lista készítésével, vagy megvásárlásával, de lehetőség van arra is hogy tanácsadó segítségét kérjük a kész ajánlat ellenőrzéséhez.

Aki maga szeretne ajánlatot beadni érdemes még az ajánlattétel előtt megismerkedni az EKR felületével illetve egy rövid tanulási időt rászánni a közbeszerzések rendszerével való ismerkedésre. Ehhez segítséget nyújthat: Ingyenesen megtekinthető videók a közbeszerzésről.

Hasznos továbbá elemezni a korábbi kiírásokat amiken potenciális ajánlattevőként részt vehettünk volna és ezek tartalmáról tájékozódni, összehasonlítani az eredményeket. Ehhez használhatjuk a tender-értesítő-nél elérhető riportokat vagy akár komplett konkurencia elemzést. További információ a riportokról itt.

Arra is lehetőségünk van, hogy egy ajánlat elkészítését teljes egészében átadjuk tanácsadónak. Fontos megjegyezni, hogy a tanácsadás alapvetően nem terjed ki a szakmai részletekre csak magára a közbeszerzési eljárásban való ajánlattételre, annak formai és tartalmi követelményeinek való megfelelésre. A szakmai részek esetében a tanácsadó abban tud segíteni, hogy egy a cégtől erre a feladatra dedikált szakértővel átnézze annak helyességét az elvárások tükrében.

A tender-értesítő díjcsomagok mellé a fentebb említett bármelyik szolgáltatást kedvezményesen igénybe veheti: Kiegészító szolgáltatások tájékoztató és árlista 

A tanácsadó továbbá abban segíthet még számunkra, hogy az ajánlat beadása előtt a kérdéseket tisztázza és a kiíróval történő kommunikációban segít. Illetve az ajánlat beadása után vitás helyzet esetén a kínálkozó lehetőségek mentén jogorvoslatot kezdeményezhet.
 

Kérdése van? Kérjen visszahívást!

Kérjük adja meg adatait és ügyfélszolgálatunk hamarosan felveszi Önnel a kapcsolatot. Az űrlap kitöltésével hozzájárul, hogy telefonon és/vagy e-mail megkeressük.

 
 

Elérhetőségek

Kérjük keresse bizalommal ügyfélszolgálatunkat:
Tel.: 06 1 273 04 72
E-mail: info@tender-ertesito.hu